INFORMACJA dla sygnalistów
(na podstawie art. 48 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów)

Dane kontaktowe organu umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego.

Zgłoszenia zewnętrzne dokonywane mogą być poprzez dedykowane kanały zgłoszeń funkcjonujące w Urzędzie Gminy w Kleszczowie:

1) w postaci elektronicznej:

a) za pomocą zabezpieczonej hasłem wiadomości poczty elektronicznej przesłanej na adres - naruszeniazewnetrzne@kleszczow.pl, przy czym hasło przekazuje się innym kanałem komunikacji, lub na adres elektronicznej skrzynki podawczej lub adres do doręczeń elektronicznych;

b) na adres elektronicznej skrzynki podawczej: /UGKleszczow/SkrytkaESP;

c) na adres do doręczeń elektronicznych: AE:PL-95672-74198-CEBCU-28.

2) w postaci papierowej na adres:

Urząd Gminy w Kleszczowie, ul. Główna 47, 97-410 Kleszczów, w zabezpieczonej kopercie
z dopiskiem "Do rąk własnych Inspektora ds. naruszeń";

1. ustnie za pośrednictwem linii telefonicznej lub środków komunikacji elektronicznej
   w rozumieniu ustawy z dnia 18 sierpnia 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej lub innego nienagrywanego systemu komunikacji głosowej jest dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg, sporządzonego przez Inspektora ds. naruszeń. Zgłaszający może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy poprzez jego podpisanie;
2. na wniosek zgłaszającego naruszenie zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania przez Inspektora ds. naruszeń takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie:

a) nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub

b) protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg przygotowanego przez Inspektora ds. naruszeń. Zgłaszający może dokonać sprawdzenia, poprawienia
i zatwierdzenia protokołu spotkania poprzez jego podpisanie.

Warunki objęcia sygnalisty ochroną

Dokonujący zgłoszenia podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa. Takiej samej ochronie podlegają osoby, które pomagały w dokonaniu zgłoszenia.

Tryb postępowania w przypadku zgłoszenia zewnętrznego

1. Zgłoszenia zewnętrzne są rejestrowane przez Inspektora ds. naruszeń W przypadku zgłoszenia zawierającego adres osoby dokonującej zgłoszenia, Inspektor ds. naruszeń nie później niż w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania wysyła potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, o ile organ nie otrzymał sprzeciwu na wysłanie potwierdzenia. Informacji o przyjęciu zgłoszenia organ nie przekazuje, jeżeli będzie miał uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.
2. Inspektor ds. naruszeń przekazuje zgłoszenie Zespołowi ds. naruszeń, który dokonuje weryfikacji zgłoszenia, a następnie decyduje o dalszych działaniach następczych.
3. Zespół ds. naruszeń może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania następczego w sytuacji gdy zgłoszenie jest w oczywisty sposób nieprawdziwe lub niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnej do prowadzenia postępowania po otrzymaniu zgłoszenia.
4. Działania następcze prowadzone są bez zbędnej zwłoki z zachowaniem należytej staranności przez Zespół ds. naruszeń.
5. Po przeprowadzeniu działań następczych Zespół ds. naruszeń podejmuje decyzję co do zasadności zgłoszenia.
6. Jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że zgłoszenie nie dotyczy naruszenia prawa, organ informuje osobę dokonującą zgłoszenia o odstąpieniu od jego rozpatrywania oraz przyczynie odstąpienia. Organ może w takim przypadku przekazać informację o trybie przewidzianym w przepisach odrębnych do rozpoznania zgłoszenia.
7. W uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego organ może przekazać zgłoszenie:

a) jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym;

b) innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.

1. Organ – jeżeli przewidują to przepisy odrębne - bez zbędnej zwłoki przekazuje właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte w zgłoszeniu w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez te instytucje, organy lub jednostki.
2. Jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania organu, organ przekazuje zgłoszenie niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych oraz informuje o tym zgłaszającego.
3. Organ może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Organ informuje zgłaszającego o takim odstąpieniu podając uzasadnienie. W razie kolejnego zgłoszenia - organ pozostawia je bez rozpoznania oraz nie informuje o tym zgłaszającego

Informacja zwrotna dla sygnalisty

Informacja zwrotna dotycząca wyników przeprowadzonych działań następczych jest przekazywana zgłaszającemu w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w § 9 ust. 1 Regulaminu zgłoszeń zewnętrznych stanowiącego załącznik nr 1 do Zarządzenia Wójta Gminy Kleszczów Nr 0050.105.2024 z dnia 23 grudnia 2024 roku w terminie
3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia zewnętrznego, chyba że dokonujący zgłoszenia nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
W uzasadnionych przypadkach organ przekazuje zgłaszającemu informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.

Organ poinformuje zgłaszającego o ostatecznym wyniku działań następczych realizowanych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.

Zasady poufności

Zgłoszenia zewnętrzne traktowane są z należytą powagą i starannością, są przetwarzane w sposób poufny, a przy ich rozpatrywaniu obowiązuje zasada bezstronności i obiektywizmu.

Dokonujący zgłoszenia podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa. Takiej samej ochronie podlegają osoby, które pomagały w dokonaniu zgłoszenia.

Charakter działań następczych

Działania następcze organu polegać będą na wszelkich działaniach podjętych w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej
w ramach procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.
Organ może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego Sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Organ informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.

Środki ochrony prawnej sygnalisty oraz dostęp do poufnej porady prawnej

W stosunku do sygnalisty, osoby pomagającej sygnaliście oraz osoby z nim powiązanej zakazane jest stosowanie działań odwetowych pod rygorem odpowiedzialności karnej.W przypadku podjęcia wobec Sygnalisty działań odwetowych, Sygnalista ma prawo do odszkodowania (w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Środki ochrony prawnej sygnalisty oraz dostęp do poufnej porady prawnej.

Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego) lub prawo do zadośćuczynienia.

Zakaz działań odwetowych dotyczy również:

1. osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą,
2. osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej.

Warunki ochrony sygnalisty zgodnie z art. 16 ustawy o ochronie sygnalisty

Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności sygnalisty , w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

Zachęta

Organ zachęca przed złożeniem zgłoszenia zewnętrznego do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego, w którym doszło do naruszenia w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej tego podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich.

Kontakt do Rzecznika Praw Obywatelskich:

1. do Rzecznika Praw Obywatelskich może się zgłosić każdy, kto uważa, że państwo naruszyło jego prawa, że jest nierówno traktowany,
2. informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, e-mail biurorzecznika@brpo.gov.pl,
3. adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa.

Zasady przetwarzania danych osobowych